Daha önce çevrimiçi olarak sürdürülen hazırlık süreci, bu toplantıyla birlikte akademik ve idari birimlerin geniş katılımıyla kapsamlı şekilde ele alındı. Toplantıya Karabük Üniversitesi Rektör Yardımcısı ve Bilimsel Yarışmalar Koordinatörü Prof. Dr. Hasan Solmaz, Genel Sekreter Lütfü Köm, koordinatörlük ekibi ve ilgili komisyon temsilcileri katıldı. İstanbul Üniversitesi tarafında ise ilgili birimlerin yetkilileri görüş ve değerlendirmelerini paylaştı.
Toplantıda, festivalin organizasyon yapısı, kurumlar arası iş birliği modelleri, etkinlik çeşitliliği ve öğrenci katılım süreçleri masaya yatırıldı. KBÜ Bilimsel Yarışmalar Koordinatörlüğü Sosyalfest Birim Sorumlusu Doç. Dr. Hakan Vargün, yaptığı sunumda festivalin kapsamı, koordinasyon süreçleri ve iş birliği alanlarına ilişkin detayları aktardı.
Görüşmelerde festival alanlarının planlanması, yarışmalar, atölyeler, uygulamalı etkinlikler ve etkinlik takvimi gibi başlıklar değerlendirilerek hazırlık sürecinin yol haritası oluşturuldu. Ayrıca iki üniversite arasındaki iletişim ve operasyonel işleyişe dair koordinasyon noktaları da netleştirildi.
Sosyalfest'in sosyal bilimler, kültür, sanat, teknoloji ve girişimcilik alanlarında gençlere çok yönlü bir etkileşim ortamı sunmasının hedeflendiği belirtildi.
